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Como elegir el CRM adecuado para tu negocio

El software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) es una de las herramientas  más necesarias para cualquier negocio. Un CRM permite a una empresa registrar la información de contacto, rastrear las interacciones y planificar las tareas de seguimiento con los clientes. Las empresas que no tienen CRM realizan la misma tarea de manera mucho menos eficiente, a través de una combinación de buzones de correo electrónico, hojas de cálculo y calendarios. La implementación de un sistema CRM tiende a generar mayores ingresos, sin que la empresa tenga que gastar más en publicidad o contratar más personal de ventas.

Por lo que como siempre digo, nunca es mal momento para empezar a usar un CRM; sin embargo, cuanto antes mejor. La parte más difícil de implementar un sistema CRM es conseguir tener todos los datos en el sistema. Cuantos menos datos existan fuera del sistema, más fácil será trabajar con el.

Elegir el CRM adecuado para tu negocio puede ser una tarea difícil, sobre todo dada la gran cantidad de CRMs que hay, las diferencias en las características entre los proveedores y la amplia gama de precios. Para ayudarte a resolver algunas de las dudas para realizar esta elección, he señalado cinco preguntas que debes hacerte para reducir la búsqueda.

1. ¿Cuántas personas trabajáis en el equipo?

Cuantos más usuarios haya en un sistema, más tendrás que preocuparte de mantenerlo organizado y de mantener la información a salvo. Si tienes más de 10 usuarios, probablemente querrás tener la opción de cambiar los privilegios de acceso para poder controlar lo que cada usuario puede ver y editar. Si tienes varios equipos de ventas, también puedes necesitar gestionar los territorios, permitiéndote dividir a los comerciales para que no todos compartan clientes o clientes potenciales. Puedes encontrar ambas características en el CRM Zoho. Si por el contrario, tienes menos de 10 usuarios, probablemente no tengas que preocuparte por todo esto. En lugar de tener que lidiar con el precio y el esfuerzo adicional de la configuración, podrías usar un sistema más simple como Benchmark o ActiveCampaign

2. ¿Lo necesitas para ventas, marketing, servicio al cliente, o las tres cosas?

Mientras que los CRM son los más utilizados por los vendedores para gestionar sus campañas, sistemas como SugarCRM y Salesforce también pueden utilizarse para gestionar casos de atención al cliente y campañas de marketing online. Por ejemplo, puedes hacer que se importen automáticamente tickets de servicio al cliente desde un formulario de tu sitio web. Un agente de atención al cliente puede entonces iniciar sesión para ver los tickets, enviar una respuesta para resolver el problema o pasársela a otro agente. Del mismo modo, puede importar contactos desde formularios web y hacer que estos clientes potenciales se agreguen a las campañas de correo electrónico.

Si lo que buscas es sólo herramientas de marketing y ventas en línea, Benchmark ofrece sólidas herramientas de marketing online que también son un poco más fáciles de usar. Al hacer un seguimiento del comportamiento de los usuarios, como los enlaces en los que hicieron clic o (si eres una tienda en línea) las compras que hicieron, puedes construir un perfil detallado de las preferencias de los clientes. Puedes utilizar estos datos para enviar materiales de marketing más personalizados, como un cupón para un producto en el que han mostrado interés.

3. ¿Quiere poder enviar rápidamente información de ventas a tu software de contabilidad? ¿O quizás quieras sincronizar tu agenda de contactos con tu servicio de marketing por correo electrónico?

Estas son sólo dos de las muchas maneras en que puedes integrar tu CRM con otros sistemas. Agentes inmobiliarios, tiendas online, contratistas, desarrolladores, departamentos de recursos humanos y gerentes de proyectos, todos tienen un software especial que utilizan día a día. La integración con un CRM puede significar un trabajo menos tedioso y reducir la posibilidad de errores al transferir datos entre sistemas.

Salesforce cuenta con el mayor número de integraciones y complementos de cualquier CRM, con más de 2.600 disponibles en su tienda de aplicaciones. Zoho y Benchmark también soportan muchas integraciones de terceros. Sin embargo, incluso si el software que deseas no es compatible, puedes crearlo a través de un código. Zoho y Salesforce tienen una API y SugarCRM te da acceso al código fuente.

Insightly y Nimble tienen menos integraciones, pero aún pueden vincularse con software popular como QuickBooks, Mailchimp o Evernote.

4. ¿Qué características adicionales necesitas?

Hay un montón de características adicionales que puedes querer y que sólo puedes encontrar en ciertos CRM. Por ejemplo, muchas empresas hoy en día quieren ser capaces de monitorear los canales de medios sociales para encontrar menciones de sus negocios, o ver lo que sus clientes están haciendo. Esto lo encontrarás en Zoho y Nimble, aunque Nimble va mucho más allá al combinar todas tus conexiones de redes sociales y de correo electrónico en una sola agenda de contactos.

Insightly incluye herramientas de gestión de proyectos, que pueden ser estupendas para las empresas que quieran seguir el progreso de un pedido después de que se haya cerrado el trato. Zoho también incluye la gestión de proyectos, pero hay que instalarla como un complemento. Zoho realmente ofrece muchos otros programas de negocios, como contabilidad, seguimiento de visitas al sitio web, asistencia técnica y más, que pueden ser vinculados con el CRM.

La plataforma Bitrix24 tiene un enfoque único al agregar herramientas de colaboración a su CRM. Puedes enviar mensajes instantáneos o chatear por vídeo con otros usuarios, colaborar en documentos y publicar estados con comentarios, de forma muy parecida a Facebook. Sin embargo, lo mejor es que hay una edición gratuita para hasta 12 usuarios.

5. ¿Cuánto puedes pagar?

Hay algo muy fácil a tener en cuenta: cuanto más avanzadas sean las funciones que desees, más tendrás que pagar. Aquí está la información de precios de los CRM que mencionamos en este artículo:

Insightly desde 29€/usuario/ Mes
Nimble desde 19€/ Usuario / Mes
Zoho CRM desde 20€ / Usuario / Mes para la Edición Profesional
SugarCRM desde 52€ / mes para la edición Profesional
Salesforce desde 25€ / Usuario / mes
Bitrix24 desde 14,40€/mes
Benchamark desde 13€/mes

Conclusión

Si respondes a estas cinco preguntas, podrás comenzar con la búsqueda de un CRM. Recuerda que cada característica adicional tiende a aumentar el precio y complicar la configuración. En lugar de elegir aquel que tiene muchas funciones, algunas de las cuales ni siquiera se utilizan, cíñete a lo que necesitas y no solo conseguirás un precio más justo sino que podrás aprender a utilizarlo a la perfección.

¿Qué CRM utilizas? ¿has escontrado el que se adapta a tus necesidades? Comparte tus experiencias en los comentarios.